各种门类档案资料收集和归档制度

各种门类档案资料收集和归档制度

（一）文书档案资料的收集和归档制度： 

1、本机关党、政、工、青、团体组织，企事业单位，在日常工作活动中形成的文件资料，是党和国家的历史宝贵财富，是反映本机关工作真实面貌的重要依据，必须加强对档案的管理，有效地保护和利用，更好地为两个文明建设服务； 

2、文件资料的收集及归档范围，是本单位在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、照片等各种门类和各种载体的档案； 

3、按照机关文件资料归档的范围，要将具有保存利用价值的文件资料收集齐全、完整，本机关所属部门要将办理完毕的本年度文件资料（包括计划、总结、各种报表、党团员、干部名册等），清理后交档案室归档，不得由承办部门或个人分散保管、更不得据为己有； 

4、文件资料归档份数，本级发的文件要保留一式两份（一份正文连同底稿作归档，另一份作为文件汇编资料），党代会、人代会、工代会、妇代会、团代会、政协会议等重大会议要保留三套（一套归档，其余二套作会议文件汇编资料）； 

 5、文书归档要编制档案目录，档案目录（由归档说明、归档目录组成）一式三份，一份为本单位档案室日常查阅档案的检索工具，二份上交区档案馆保存； 

 6、文书归档时间要求在翌年上半年前完成。

（二）科技文件资料的收集及立卷归档制度： 

1、科技档案是国家的宝贵财富，各单位各科技部门在工作中形成的科技档案，都应定期向档案室移交归档，任何单位，部门和个人不得据为己有； 

2、归档范围，凡是反映和记述本单位科技、生产活动并具有保管价值的图纸、图表、文字资料、计算资料、照片、图片、录像、录音等科技文件资料都应归档；

3、归档时间，每项科技生产、基建工作结束或告一段落时，要向档案室归档；

4、归档份数，需要归档的科技文件资料，一般归档一份，凡是重要和使用频繁的科技资料，可根据需要保留一式多份，一同移交档案室，供日常借阅使用； 

5、归档要求：

（1）整理归档工作由各业务部门（单位）或科技资料形成者承担；

（2）文件资料齐全，分类合理，期限准确； 

（3）案卷（册盒）要整齐美观、牢固、字迹清楚，签署完备； 

 6、归档手续，归档部门（单位）要编制档案目录（一式三份，一份查阅档案使用，其余二份备用）及归档资料移交清单（一式两份），交点清楚在移交清单上签字，各留一份。

（三）会计档案资料收集及立卷归档制度：

 1、会计人员要按照国家关于会计档案管理办法规定，对本单位的会计资料每年年终做好收集、审核、整理立卷归档，归档的各类会计档案必须装订整齐、册数齐全、编制种类目录，按顺序排列存放，摆设整齐，便于查阅，要经常查点，保证档案资料完整无缺：

2、会计档案文件归档范围：本单位在经济建设活动中形成的各种账簿，各种报表，各种支付款凭证及会计其它资料（工资表、财务预算计划、制度、规定、会计档案移交清册、保管销毁清册）；

3、调阅会计档案，要严格办理手续，本单位人员借阅会计档案，要经会计人员同意，外单位人员调阅会计档案，要有单位介绍信并经会计主管人员同意或单位领导人批准，才给予查阅。档案原件原则上不得外借，如因特殊需要，必须报经主管批准，并办理借阅手续，限期归还；

 4、对保管期限已满的会计档案，要按照档案管理办法的规定办理销毁呈批手续； 

 5、要设有专室，专箱（柜）保管会计档案，做好“十三防”工作，要定期检查，发现问题及时处理；

 6、年度会计档案的整理归档和管理工作，列入会计人员年终评比内容；

 7、会计人员的更替，要办理好会计档案移交接管手续。 

（四）声像档案资料的收集及立卷归档制度： 

1、凡是各机关、团体，企事业单位在工作（生产）中形成的声像档案资料是我区政治、经济、科学、文化活动的真实历史记录和社会主义物质文明和精神文明建设情况的反映，是国家档案的组成部分，各单位必须做好声像档案的收集、整理和归档工作，并向区档案馆移交；

 2、 声像档案资料收集范围：凡是反映本单位工作（生产）活动的，具有历史保存价值的照片（含底片）、录音带、录像带、光盘、唱片、电视电影胶片、幻灯片、电视电影片都应收集齐全，分类、整理、保管，建立声像资料的收集、整理、归档、借阅制度；

3、移交声像档案资料的办法：

（1）凡移交的照片（彩色或黑白）规格均为12厘米X 9厘米，并附照片的文字说明（时间、地点、人物和内容）； 

（2）在工作（生产）活动中形成的照片、录音带、录像带，应由主办或承办单位移交档案部门立卷归档； 

（3）归档时间，声像档案资料应有每一项工作完成或结束后及时清理归档，对拍摄的胶圈应冲晒成照片，同时按规定进行分类、整理．立卷归档。