档案保密制度

一、不该说的秘密，绝对不说；不该知道的秘密，绝对不问；不该看的秘密，绝对不看；不该记录的秘密，绝对不记录。二、严格执行三密文件登记签字制度，否则，不得传递秘密文件、资料。三、不将秘密文件、资料放在不安全的地方。四、 不携带秘密文件、资料回家，不得将秘密文件、档案资料给家属、子女阅读。五、不携带秘密文件、资料参观、浏览、探亲、访友、办私事。六、不得擅自翻印、复印、传抄秘密文件、资料。七、不在公共场所谈论秘密事项，不在私人通信中涉及秘密内容。八、 不在普通电话中谈论秘密事项和不用普通邮件寄发秘密文件、资料。九 不向废品收购部门出售秘密文件、资料、笔记本，不得私自销毁秘密文件、资料。十、不隐瞒失密、泄密事故；保密检查不敷衍，不马虎。

 档案库房管理制度

1、档案库房必须采取必要的措施，维护档案的完整、安全，尽量延长档案的寿命。

2、库房设施要符合“八防”、（即防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防火、防盗、防光）“三无”（无虫蛀、无霉变、无差错）要求措施，并逐步配置必要的设备及物品，保证档案的完整、安全性。

3、严禁将易燃、易爆物品带入档案库房内，确保电器设备的安全运行。

4、及时记录库房温湿度，并根据条件及时调节库房温湿度。房温度湿度要求：温度14℃-24℃，相对湿度46％-60％)，经常检查档案的虫蛀霉变情况，并发现问题及时处理。

5、库房钥匙由专人保管，不得随意借用，非本室人员严禁入内，及时关好档案室门窗。

6、库房档案要分类存放，必须排列整齐，严禁在库房内存放个人物品或堆放杂物。

7、档案出入库必须履行规定手续，做到账实相符。

8、经常检查室藏档案，检查情况和处理结果要做详细记载。

9、做好库房管理台账的资料的整理、保管工作。

档案馆档案库房温湿度监测制度

一、认真进行库房内温湿度的监测，并根据库房内温湿度值适时调控库房内温湿度。

二、库内温湿度控制遵循下列原则：库外相对温度低于库内温度，气温低于或等于库内温度时采时自然（机械）循环通风，反之，采用机械内循环去湿。温度高于24℃时采用空调降温。库房要保持温度在摄氏14-24℃，相对温度在45-60﹪之内。在规定范围内，湿、温度每昼夜波动幅度要求温度±2℃相对湿度±5﹪，有特殊载体档案的库房，应按有关规定控制温湿度。

三、每月进行一次月温湿度分析，年终进行温湿度情况汇总，分析每日温湿度变化情况，总结温湿度变化规律，研究控制温湿度的有效途径。

四、不定期地选择有代表性的天气，进行库房温湿度综合测试，取得各种数据，并进行必须的分析，最终掌握控制温湿度的最佳途径。

五、做好温湿控制设备的维护和养护工作，为保证记录准确，温湿度记录议应定期校验，空调和去湿设备应定期检修保养。

 六、各种机械设备长时间自动运行后应强行关闭，以延长机械设备的使用寿命

档案安全定期检查制度

为加强档案管理，确保档案的绝对安全，依据国家、省、市档案局对档案安全工作的有关要求，对档案安全工作进行定期不定期检查，逐步使档案安全工作规范化、制度化，使制度、责任、防范落到实处，以确保档案安全隐患早发现、早解决，特制定本制度。
    一、每月对档案安全工作进行一次检查。
    二、由局安全领导小组负责组织对档案安全工作进行检查。
    三、检查项目：
    1、档案是否有外借、丢失等现象。
    2、档案库房的门、窗、电源线路是否符合安全要求。
    3、档案库房消防器材是否能够正常启用。
    4、档案库房电器设施设备是否安全可靠。
    5、档案库房防火防盗设施设备是否安全可靠。
    6、档案库房墙体、梁、柱子、楼板、屋顶是否有裂缝、损坏或内漏等现象。
    7、是否还存在其它安全隐患因素。
    四、把安全检查过程中发现的安全问题及存在的安全隐患进行剖析原因，做好随时登记，及时整改，并跟踪检查，进一步完善档案安全工作。

各种门类档案资料收集和归档制度

（一）文书档案资料的收集和归档制度： 

1、本机关党、政、工、青、团体组织，企事业单位，在日常工作活动中形成的文件资料，是党和国家的历史宝贵财富，是反映本机关工作真实面貌的重要依据，必须加强对档案的管理，有效地保护和利用，更好地为两个文明建设服务； 

2、文件资料的收集及归档范围，是本单位在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、照片等各种门类和各种载体的档案； 

3、按照机关文件资料归档的范围，要将具有保存利用价值的文件资料收集齐全、完整，本机关所属部门要将办理完毕的本年度文件资料（包括计划、总结、各种报表、党团员、干部名册等），清理后交档案室归档，不得由承办部门或个人分散保管、更不得据为己有； 

4、文件资料归档份数，本级发的文件要保留一式两份（一份正文连同底稿作归档，另一份作为文件汇编资料），党代会、人代会、工代会、妇代会、团代会、政协会议等重大会议要保留三套（一套归档，其余二套作会议文件汇编资料）； 

 5、文书归档要编制档案目录，档案目录（由归档说明、归档目录组成）一式三份，一份为本单位档案室日常查阅档案的检索工具，二份上交区档案馆保存； 

 6、文书归档时间要求在翌年上半年前完成。

（二）科技文件资料的收集及立卷归档制度： 

1、科技档案是国家的宝贵财富，各单位各科技部门在工作中形成的科技档案，都应定期向档案室移交归档，任何单位，部门和个人不得占为己有； 

2、归档范围，凡是反映和记述本单位科技、生产活动并具有保管价值的图纸、图表、文字资料、计算资料、照片、图片、录像、录音等科技文件资料都应归档；

3、归档时间，每项科技生产、基建工作结束或告一段落时，要向档案室归档；

4、归档份数，需要归档的科技文件资料，一般归档一份，凡是重要和使用频繁的科技资料，可根据需要保留一式多份，一同移交档案室，供日常借阅使用； 

5、归档要求：

（1）整理归档工作由各业务部门（单位）或科技资料形成者承担；

（2）文件资料齐全，分类合理，期限准确； 

（3）案卷（册盒）要整齐美观、牢固、字迹清楚，签署完备； 

 6、归档手续，归档部门（单位）要编制档案目录（一式三份，一份查阅档案使用，其余二份备用）及归档资料移交清单（一式两份），交点清楚在移交清单上签字，各留一份。

（三）会计档案资料收集及立卷归档制度：

 1、会计人员要按照国家关于会计档案管理办法规定，对本单位的会计资料每年年终做好收集、审核、整理立卷归档，归档的各类会计档案必须装订整齐、册数齐全、编制种类目录，按顺序排列存放，摆设整齐，便于查阅，要经常查点，保证档案资料完整无缺：

2、会计档案文件归档范围：本单位在经济建设活动中形成的各种账簿，各种报表，各种支付款凭证及会计其它资料（工资表、财务预算计划、制度、规定、会计档案移交清册、保管销毁清册）；

3、调阅会计档案，要严格办理手续，本单位人员借阅会计档案，要经会计人员同意，外单位人员调阅会计档案，要有单位介绍信并经会计主管人员同意或单位领导人批准，才给予查阅。档案原件原则上不得外借，如因特殊需要，必须报经主管批准，并办理借阅手续，限期归还；

 4、对保管期限已满的会计档案，要按照档案管理办法的规定办理销毁呈批手续； 

 5、要设有专室，专箱（柜）保管会计档案，做好“十三防”工作，要定期检查，发现问题及时处理；

 6、年度会计档案的整理归档和管理工作，列入会计人员年终评比内容；

 7、会计人员的更替，要办理好会计档案移交接管手续。 

（四）声像档案资料的收集及立卷归档制度： 

1、凡是各机关、团体，企事业单位在工作（生产）中形成的声像档案资料是我区政治、经济、科学、文化活动的真实历史记录和社会主义物质文明和精神文明建设情况的反映，是国家档案的组成部分，各单位必须做好声像档案的收集、整理和归档工作，并向区档案馆移交；

 2、 声像档案资料收集范围：凡是反映本单位工作（生产）活动的，具有历史保存价值的照片（含底片）、录音带、录像带、光盘、唱片、电视电影胶片、幻灯片、电视电影片都应收集齐全，分类、整理、保管，建立声像资料的收集、整理、归档、借阅制度；

3、移交声像档案资料的办法：

（1）凡移交的照片（彩色或黑白）规格均为12厘米X 9厘米，并附照片的文字说明（时间、地点、人物和内容）； 

（2）在工作（生产）活动中形成的照片、录音带、录像带，应由主办或承办单位移交档案部门立卷归档； 

（3）归档时间，声像档案资料应有每一项工作完成或结束后及时清理归档，对拍摄的胶圈应冲晒成照片，同时按规定进行分类、整理．立卷归档。

档案整理的基本方法

档案整理的基本方法有两种：

（1）以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

（2）以件为单位整理。以件为单位整理要以计算机管理为前提条件。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

档案室档案鉴定销毁制度

核心提示： 1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。

    1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。

    2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。

    3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

    4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

    5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。

    6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

    7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

    8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

档案统计工作制度

一、档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计，档案部门要建立上述各种情况的登记簿，定期进行统计分析。

二、各类档案的统计由分管的档案人员负责统计，档案统计工作的汇总表，由档案室主任指定专人负责填报。

三、要保证统计资料的准确性，系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。

四、对于上报的档案统计报表，由本单位主管负责人和统计人员签字并对统计资料、报表的准确性负责。

五、定期统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，总结档案利用效果。

六、档案统计报表一律用钢笔填写，字迹清晰、书写工整，各类档案统计报表及综合统计表，均要保留一份存档备查。

档案资料利用管理办法

一、提供档案资料利用主要采取下列方式：

（一）查阅；

（二）复制；

（三）代查；

（四）咨询；

（五）传递服务。

二、档案资料向社会开放利用应当遵守下列规定：

（一）中华人民共和国成立以前的档案资料，以及中华人民共和国成立后的档案资料，自档案资料形成之日起满30年的，全部向社会开放利用；

（二）经济、科学、技术、文化和与人民群众利益密切相关的档案资料，以及经过系统整理、编研的资料，可以随时向社会开放利用；

（三）国家规定的其他可开放利用的档案资料，按照规定向社会开放利用。前款（一）、（二）项所列涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案资料，以及其他到期不宜开放的档案资料，可延期开放，控制利用。

三、利用档案资料必须遵守下列规定：

（一）单位和个人需要利用已开放档案资料的，必须持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明。

（二）单位和个人需要利用档案馆保存的未开放档案资料的，必须说明查阅具体内容和利用目的，经保存该档案资料的档案馆同意，必要时还须经档案行政管理部门审查同意。

（三）机关、团体、企业事业单位需要利用档案馆保存的本部门或者单位全宗未开放档案资料的，必须持本部门或者单位介绍信，并说明查阅内容和利用目的；利用非本部门或者单位全宗未开放档案资料的，必须开具立档单位介绍信，说明查档具体内容和利用目的。

（四）单位和个人进行专题研究、编纂史志等需要大量或者系统利用档案馆（室）档案资料的，必须事先提出详细计划，经立档单位或者档案馆（室）同意。

（五）香港、澳门特别行政区居民、台湾同胞和华侨，需要利用涉及本人或者亲属档案资料和已开放档案资料的，必须持有回乡证、身份证等有效证件。外国人和外国组织利用档案资料，按照国家有关规定执行。

四、利用下列档案资料，必须经立档单位主要负责人批准或者档案资料涉及者同意：

（一）标有密级的文件；

（二）党政机关各组织、人事、纪检、监察、外事、保卫部门的会议记录；

（三）干部、职工鉴定以及有关述职、举证等资料；

（四）干部、职工的处分档案；

（五）涉及个人隐私的档案及音像资料；

（六）法律、法规规定的其他需经审批方可利用的档案资料。寄存和代为保管的档案资料按照下列规定利用：

（一）机关、团体、企业事业单位因档案库房条件限制或者其他原因，寄存在其他档案馆（室）的档案资料，由立档单位负责提供利用；

（二）集体、个人寄存在档案馆（室）的档案资料，须经档案所有者同意后方可利用；

（三）对捐赠、代为保管在档案馆（室）的档案资料，档案资料所有者可以提出限制利用的意见；（四）单位和个人对其移交、捐赠、代为保管在档案馆（室）的档案资料享有优先利用权。

五、档案资料利用者需要在档案馆（室）拍摄、复制、下载档案资料的，应当经档案馆（室）同意或者由工作人员办理。档案资料利用者拍摄、复制、下载或者摘抄未公开的档案资料，不得以任何形式擅自公布。

六、档案馆（室）应当加强档案资料原件保护工作，以电子或者复制形式代替原件提供利用。七、综合档案馆、专门档案馆和部门档案馆依据档案原件出具的复制件，经档案馆证明与原件具有同等法律效力。

八、档案资料利用者应当自觉爱护档案资料，禁止撕页、剪割、涂改、划线、圈点、批注、拆装等损毁或者伪造档案资料的行为。

档案移交制度

    ⒈严格执行档案材料统一管理的原则，凡在本校工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应交档案室归档保存。

    ⒉各部门年终按《立卷类目》将文件材料收集齐全向档案室移交。

    ⒊移交文件材料必须填写《档案材料移交清单》一式二份，双方各执一份。

    ⒋档案室应积极配合档案馆的接收，做好档案移交工作。

    ⒌档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，认真办理交接手续。

档案馆（局）数据库管理暂行规定

为加强计算机信息系统数据的安全管理，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等有关规定，结合我单位实际，制定本办法。

一、馆（局）明确专人担任数据库管理员工作。数据库管理员必须经过专业技术培训，具备相应的专业技术水平方可上岗。

二、要按照计算机应用系统的使用要求和档案工作的业务要求开展工作，规范地录入、接收和移交各类档案数据和各类业务数据。信息科要加强数据质量管理，确保入库数据真实、完整、准确。

三、馆（局）各类有保存价值的计算机数据实行统一管理。数据库管理员应根据工作需要拟定数据库管理技术规范，数据收集要求齐全、规范、完整地收集各类数据，并做好数据录入数据库审核登记工作。

数据管理员要对收集的各类数据进行完整性和质量检查，对不符合要求的数据，应退回形成部门重新处理。

四、数据管理员要提出数据长期保存的方案，对数据的存储环境、存储介质、存储和读写的软硬件等进行合理选择，以保证数据的可读性、可靠性和真实性。

五、数据库管理员必须按照各类数据的特点，做好备份工作，备份至少两套，有条件时应进行异地存放，确保数据不受缺失。

六、计算机软硬件系统升级应充分考虑数据的转换或迁移要求，保证数据能齐全完整地应用于新系统，以确保工作的延续性。

七、数据管理人员应根据档案管理的有关要求，确定相应数据使用人员的权限、读取方式和利用审批手续。职能范围以外数据的批量下载需经分管领导或主要领导批准；职能部门对录入数据进行校对后，其打印的校改数据必须统一销毁；数据不得外借；馆藏数据库必须与外网隔离。

八、 馆局应有计划地对数据库进行开发利用。数据的使用应遵守国家的各项法律法规，不得泄露国家秘密和个人隐私。利用者根据赋予的使用权限利用数据，未经许可，不得越权使用。

九、应用系统使用人员不得擅自进行系统参数调整和修改。

十、数据库管理人员对软件设计方案、数据库结构、加密算法、源代码、故障记录、操作记录等重要技术资料应妥善保管，严禁散失和外泄，系统日志至少保存一年以上。数据库服务器、存储设备的口令和密码的建立、更改由信息管理负责人和系统管理员同时在场商议确定，并做好完整记录，置于安全场所保管。

十一、数据存储场所应有防火、防热、防尘、防磁、防盗设施，无关人员未经许可不得进入机房和数据存储场所，严禁携带易燃易爆和强磁物品及其他与机房工作无关的物品进入中心机房。

十二、应统一建立计算机病毒防范措施，每星期五下午统一进行升级一次，对到期的防病毒软件要及时进行更换并做好记录。所有移动存储介质每次使用必须进行查毒、杀毒工作。

十三、应定期对数据、应用系统、病毒、设备、服务器及使用权限设置等进行检查，及时发现存在的问题和隐患，并采取相应措施进行处理。

十四、应积极做好故障排除工作，保证系统和数据库的正常运行。灾难发生时，做好数据的应急恢复，发生重大故障和自身无法解决的问题，应及时向上级领导反映，提出解决方案，采取有效措施加以解决。

十五、数据库管理员变更时，必须将各类数据、软件、相关资料、工作记录等全部移交给接收人，交接双方应履行交接手续。

十六、本办法自发布之日起执行。